КАК ОБУСТРОИТЬ ОФИС ДЛЯ РАБОТЫ В ГИБРИДНОМ РЕЖИМЕ: ОПЫТ КОМАНДЫ EASY

С начала пандемии удаленка и гибридный формат стали новой реальностью, причем удобной не только сотрудникам, но и экономически выгодной самому бизнесу. Офисные площади и затраты на них сильно сокращаются за счет уменьшения закрепленных за сотрудниками мест. А сами работники формируют новую этику пользования общими зонами.

До 2020 у нас было два офиса и команда EASY приходила на работу каждый день, сейчас же расклад такой:

50% — на полной удаленке
40% — работают в гибридном режиме
10% — выходят в офис пять дней в неделю

Поэтому мы закрыли один офис и теперь экономим сундук денег каждый месяц. Но для нового режима работы нужно было улучшить и доработать офисное пространство. Что сделали:

Серверная комната
Если у вас она есть, то подумайте в сторону облачных решений. У дата-центров есть одно, но очень весомое, преимущество — бесперебойная работа.

По статистике, в офисе хотя бы раз в полгода-год отключается электричество и интернет. Поэтому мы изначально пошли по наиболее современному и стабильному варианту пути.

Склад для документов
Архив — боль любой компании, которая по закону обязана годами хранить тонны макулатуры. Для бумажного архива можно снять склад, но нам пока что хватает своих площадей в офисе.

Лайфхак 1
Не снимайте под архив подвалы и нижние этажи домов — их может затопить.

Лайфхак 2
Избегайте помещений на бывших производственных площадках или рядом с общепитом, если не хотите, чтобы документы стали чипсами для крыс.

Лайфхак 3
Снимайте помещение с круглосуточным доступом и как можно ближе к офису.

Расписание
В гибридном режиме важно соблюдать график работы и правила.
У нас такие:

1. Привести в порядок рабочее место перед уходом — завтра его займет кто-то другой, ему будет приятно сесть за чистый стол
2. Ненужные вещи убрать в шкафчик — у нас их несколько
3. Забронировать рабочее место на неделю вперед

Сотрудники одного отдела или смежных специальностей приходят в офис в определенные дни. Например, отдел маркетинга выходит в понедельник и четверг. Если кому-то из продажников, например, нужно обсудить дела с маркетологом, они знают, в какой день забронировать себе рабочее место.

Система мотивации
Тут, конечно, up to you — вариантов масса. Предложите коллегам самим выбрать мебель или цвет стен, например. Мы поставили в общей зоне хоккей, диванчики для отдыха, большой телевизор, кофе и все такое — хотели сделать максимально уютно и по-домашнему.

Еще люди с большим удовольствием будут ездить в офис, если он удобно расположен. У нас рядом метро, МЦД и есть где вкусно пообедать. В большом городе транспортная доступность офиса и инфраструктура — решающий фактор.

Экологичный контроль
За последние лет 5−10 все больше компаний уходят от рабской системы контроля. Теперь от сотрудников не требуют отчитываться за минутное опоздание, например. Но контроль должен быть какой бы суперсовременной, продвинутой и бирюзовой ни была бы компания.

Сделать это можно мягко и экологично — заведите коллег в сервис управления проектами. Да, вы вряд ли сможете следить, кто опоздал, а кто пришел вовремя. Зато всегда будете в курсе результативности: кто успел выполнить задачи в спринте, сколько лидов принес, сколько продаж выполнил. Это же важнее для бизнеса.