Уверен, многие тут понимают важность подробного описания. Но спешку никто не отменял, задач много, расписывать каждую в текстовом формате — отдельный круг ада. Я вижу один выход: использовать трекеры, где есть функция голосового ввода текста. Упомянутый на скриншоте
EASY TASK — наша разработка, в основе которой лежит сотня таких сообщений и ситуаций, как слева. Можно обойтись и голосовым вводом или специальными сервисами типа SpeechPad, VoiceNote, Voice Notepad. Но это лишь половина решения: задачи все равно придется вручную переносить в трекер.
3. Объем задачи и деталиЕсли поручение сложное, предварительно обсудите его с исполнителем и зафиксируйте ключевые моменты: разбейте выполнение задачи на этапы и пропишите чек-лист, которым будет руководствоваться сотрудник. А если кажется, что задача несложная, то после брифинга специалиста спросите, все ли ему ясно и насколько объемна эта задача. Тут-то и вскрывается разница восприятия и опыта. То, что для вас задача на 40 минут, для него — на 1,5 часа. Причины разные: специалист видит детали, на которые уйдет время, но которые не очевидны автору задачи. Хрестоматийная ситуация для связки клиент-подрядчик. Или, например, есть несовершенство в процессе, из-за которой срок выполнения сдвигается.
Сюда относится умение формулировать так, чтобы вас поняли с первого раза. Для этого полезно держать в голове три вопроса:
- Что нужно сделать?
- Как нужно сделать?
- Какой должен быть результат?
Поговорим подробнее о каждом.
Что нужно сделать?Описать задачу конкретно и подробно — уже полдела.
Прочувствуйте разницу между этими формулировками:
- «Таня, попробуй придумать форму отчета об эффективности сотрудников».
- «Таня, подготовь форму отчета об эффективности сотрудников. В нем должны отражаться общее число задач по каждому исполнителю, число просроченных задач, число задач, не принятых в работу в течение двух рабочих дней, число возвращений на доработку».
Первое поручение звучит абстрактно и необязательно, а второе имеет все шансы быть выполненным.
Как нужно сделать?Вопрос, которым задаются все уважающие себя руководители при постановке задач. Пришлите пример аналогичной работы, расскажите, что можно улучшить и к кому обратиться с вопросами. Например, «Таня, прикрепляю пример прошлогоднего отчета. В новом пропиши другую формулу для расчета KPI (спроси у Виктора Новикова) и актуализируй список сотрудников (обратись к Виктории Ивановой)».
Референсы и опорные материалы помогают быстрее выстроить общее видение цели. Не пожалейте на их поиск времени там, где у вас есть четкое видение процесса и результата.