Почему проектами надо управлять

НОВОСТЬ
01 июл 2021

Работа в проектной организации обычно строится следующим образом: задачи проекта распределяются между отделами и сотрудниками, а контроль выполнения осуществляется в режиме «периодическая отчетность перед руководителем».

У такой схемы есть несколько недостатков

1. Проектом занимаются несколько сотрудников из разных отделов — документы хранятся в разных местах.
2. Когда участник проекта уходит в отпуск, поиск писем в его почте может стать нетривиальной задачей.
3. Для обсуждения работы над проектом устраиваются совещания — чем больше на них сотрудников, тем дольше они длятся. Протокол собрания составляется не всегда, поэтому не все решения доходят до реализации.
4. В условиях удаленки особенно сложно понять, кто над чем работает.

⠀
В результате работа над проектом затягивается, а оценить реальный вклад каждого участника невозможно. Заказчик жалуется на медленную работу, а возразить ему нечего — трудно оценить эффективность работы отдельного сотрудника.
⠀
Что дает переход на управление проектами
⠀

• Работа приобретает системный вид.
• Документация по проекту хранится в одном месте, а замечания заказчика быстро отображаются в документах.
• У каждого сотрудника есть своя задача с чек-листом и сроком выполнения.
• Результаты совещания фиксируются в протоколе, а решения заносятся в систему.
• Руководитель видит нагрузку на отделы и сотрудников и гибко распределяет новые задачи.
• Работники меньше отвлекаются на посторонние дела, потому что каждой задаче присвоен приоритет.
• В систему встроена возможность обмена сообщениями и загрузки документов — можно быстро просмотреть историю переписки и изучить прикрепленные документы.

⠀
Работа идет быстрей и эффективней. Сотрудник знает, что оценивать его работу теперь проще, поэтому меньше отвлекается на второстепенные задачи.
⠀
Внедрение систем управления проектами упрощает руководителю работу, облегчает контроль сотрудников и повышает эффективность работы организации.